Die elektronische Vergabe ist wieder in Bewegung. Im oft beklagten Flickenteppich der Plattformen, an dem sich bis vor kurzem nur langsam etwas veränderte, zeichnen sich zukunftsfähige Strukturen ab. Wer indes versucht, sich ein abschließendes Bild von einer gesamtdeutschen oder gar europaweiten E-Vergabe-Architektur zu machen, dem bleiben noch viele Fragen unbeantwortet. Vor allem ist unklar, wie einheitlich dieses Software-Gebäude überhaupt aussehen sollte. Für die lT-Architekten lohnt es sich offensichtlich, auf große Gesamtentwürfe zu verzichten und Schritt für Schritt vorzugehen, um die Wünsche der beiden Marktpartner nach und nach zu erfüllen: Die öffentlichen Beschaffer möchten möglichst effizient und wirtschaftlich günstig Angebotsmärkte nutzen. Die Bieter möchten sich ebenso effizient einen Überblick über potenzielle Aufträge verschaffen und diese so einfach wie möglich abwickeln. Nordrhein-Westfalen gehört zu denen, die bei der Einführung der E-Vergabe den Weg der kleinen Schritte vorzieht. Am 14. Dezember wurde in Hagen der "Vergabemarktplatz NRW" eröffnet.

"Bundeseinheitlichkeit hat derzeit keine Chance", schätzt Harald Hetman aus dem Finanzministerium in Düsseldorf die Situation ein. Unter seiner Ägide entwickelte sich das nordrhein-westfälische E-Vergabe-System: "Man sollte den viel zitierten Flickenteppich nicht überbewerten, solange die Einzellösungen eine gewisse Größe nicht unterschreiten. Es verlangt ja auch niemand, dass sich die Benelux-Staaten zu einem einheitlichen E-Vergabe-System zusammentun. Dennoch ist es wichtig, dass möglichst viele Vergabestellen eine einheitliche Lösung nutzen und die Anbieter auf möglichst viele Ausschreibungen zugreifen können." Und genau darum geht es erst einmal beim Vergabemarktplatz NRW.

In Vorträgen und in Workshops wurde auf dem E-Vergabetag ausführlich erläutert, in welchen Schritten man sich der vollelektronischen Vergabe von öffentlichen Aufträgen in Nordrhein-Westfalen nähert. Unternehmen und Vergabestellen aus Kommunen und dem Land wird damit eine einheitliche elektronische Plattform für die Abwicklung von Ausschreibungen geboten.

"Der Vorteil: ein einziger Treffpunkt"

Entwickelt wurde der Marktplatz durch das öffentlich-private Konsortium von d-NRW, bestehend aus dem Land NRW, den im Projekt ein-gebundenen Kommunen und dem privaten Partner cosinex GmbH. Die Vereinigung der Industrie und Handelskammern in NRW ergänzt das Vorhaben mit ihrem Angebot der Auftragsberatung.

"Das System des Vergabemarkplatzes NRW ist in dieser Form einmalig", sagte Dr. Rüdiger Messal, Ministerialdirigent im Düsseldorfer Finanzministerium zur Eröffnung des E-Vergabetages. Es reiche weit über Insellösungen hinaus und biete eine einheitliche technische Plattform mit einheitlicher Software für alle Vergabestellen in NRW: "Ein einziger Treffpunkt, das ist der Vorteil für alle Beteiligten!" Den Kommunen werde ein relativ geringer Aufwand abverlangt. Die Korruption werde erschwert. Als wirtschaftsfördernd ist zu sehen, dass die Bieter nicht mehr an verschiedenen Stellen zu suchen brauchen.

"Neben dem Angebot einer einzigen Plattform für die Bieter ist das "Satelliten-Modell" das entscheidende Alleinstellungsmerkmal des Vergabemarktplatzes NRW. Es biete Gewähr für eins breite Nutzerakzeptanz von Seiten der Gebietskörperschaften: "Die Kommunen gehen nicht in einem Landesmodell auf, sondern können einen eigenen Marktplatz betreiben, Sie bleiben Damen und Herren des Verfahrens. Die Eigenverantwortung bleibt bestehen. Dennoch werden alle Informationen zentral zusammengeführt." Bereits heute sind fünf Kommunen in einem Pilotierungsbetrieb dabei, Aufgrund der erheblichen Vorinvestitionen des Landes seien die Kosten für die Kommunen verhältnismäßig gering.

Module getrennt einsetzbar

Ministerialrat Hetman: "Wenn wir noch etwas weiter in die Zukunft schauen wollen, werden wir uns auch den Katalogsystemen nähern die den Abruf aus Bezugsverträgen ermöglichen. Es gibt bereits Einzellösungen. Auch hier wird zu klären sein, ob man ein landeseinheitliches System einsetzen kann oder dieses besser in der Verantwortung der Ressorts belässt. Eine weitgehende Vereinheitlichung wäre allerdings dann zwingend, wenn die, Konzentrationsbemühungen im Vergabebereich zum Erfolg führen."

Jonas Fischer, Geschäftsführer von d-NRW, erläuterte den Tagungsteilnehmern die Struktur seines Projektes mit ihrer Aufteilung in eine Besitz- und eine Betriebsgesellschaft. Auch er kam auf die Alleinstellungsmerkmale es E-Vergabe-Marktplatzes des größten Bundeslandes zu sprechen. Herauszustellen sei vor allem der modulare Aufbau. Jedes der künftig angebotenen Module sei getrennt einsetzbar: Katalog, Vergabemarkplatz, Präqualifikation, Auftragsberatung, Bietertool, Vergabe-management (Fachverfahren).

Sonderrabatte für die Schnellen

Große Aufmerksamkeit werde den Standards und Schnittstellen gewidmet. Alle Interessengruppen seien beteiligt; Das Projekt habe den E-City-Award des Behörden Spiegel auch wegen seines G2G-Ansatzes (Behörde zu Behörde) erhalten, d. h. wegen seiner zentral-dezentralen Struktur. Fischer: "Hier bleibt das erhalten, was man im Jargon "look and feel" nennt: Das Corporate Design der einzelnen Kommunen kann frei gewählt werden und spiegelt sich auch in der digitalen Darstellung wieder. Das kommunale "Label" bleibt erhalten." Johannes Winkel, Leiter der Abteilung Kommunen im Düsseldorfer Innenministerium, ist überzeugt, dass alle Städte Gemeinden im Land von dem neuen System profitieren. Niemand werde gezwungen, mitzumachen. Es gibt jedoch Sonderrabatte für Kommunen, die sich schnell dazu entscheiden. Ihre finanzielle Beteiligung besteht nicht aus Lizenzgebühren, sondern aus einem Teil der Pflegekosten. Die Verfahrensvereinfachung innerhalb der Kommunalverwaltungen werde den Anreiz liefern wie auch der Preisdruck durch verstärkten Wettbewerb in der Folge elektronischer Vergabe. Winkel rechnet mit Preissenkungen von fünf und mehr Prozent. Bei den Prozesskosten dürften es seiner Einschätzung nach 30 Prozent und mehr werden.

Wenn das Projekt als "Satelliten-Lösung" bezeichnet werde, heiße das nicht, dass jede Kommune wie ein Satellit um eine Zentrale, das Land Nordrhein-Westfalen, kreise: "Jede Gebietskörperschaft tritt mit ihrem eigenen guten Namen nach außen auf." Kommunen mit eigenen Plattformen brauchen diese nicht einzustellen.

Zusammenarbeit der Ressorts

In der Landesregierung hatte man sich bei der Einführung eines landesweiten E-Vergabe-Systems zunächst einmal zurückgehalten:
"Wir haben nicht auf das erste beste System zugeschlagen", blickt Dr. Rüdiger Messal zurück. Keine der schnell angebotenen Lösungen sei sofort umsetzbar gewesen. Ein Veröffentlichungsmodul auf der Plattform eines Betreibers sei kurzfristig möglich gewesen, aber politisch nicht gewollt: "Wir sahen das Potenzial für Wirtschaftlichkeit und weitere Einsparmöglichkeiten zunächst in der Zentralisierung der Verfahren und der Standardisierung der Produkte." Dabei ist die Zusammenarbeit über die Ressortgrenzen hinaus nicht einfach. Zumal es innerhalb einzelner Ressorts schon Konzentrationsbewegungen gab. Es erschien ebenso wenig sinnvoll, die gesamte E-Vergabe flächendeckend zu organisieren wie es auch als unwirtschaftlich angesehen würde, kleine Vergabestellen mit Hardware, Software und Schulungen zu überziehen. "Einfach finden und einfach betreiben" sei die Lösung gewesen. Man hatte sich in Düsseldorf gründlich das Modell beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums angesehen und ging zu Anfang davon aus, dass es im Rahmen der Kieler Beschlüsse kostenlos zur Verfügung stehen würde. Die Hoffnung, dass es sich praxisgerecht umsetzen lasse, erfüllte sich jedoch nicht.

"Durchgängig und ganzheitlich"

Bei der Durchführung von Pilotprojekten zeigte sich, wie hoch die technischen Voraussetzungen waren und wie schwierig dementsprechend die Akzeptanz. "Wir entschieden uns für die von d-nrw entwickelte landesweite Lösung. Auch wenn wir nicht sofort den Idealzustand erreichten." Es ging um Teillösungen die nach und nach zu finden waren, Die Strategie lautet "durchgängig" und der Ansatz "ganzheitlich". Bislang wurden in der ersten Ausbaustufe des Internetportals www.vergabe.nrw.de 3.300 Verfahren veröffentlicht. In der ersten Erweiterungsstufe kam "Auftragsberatung NRW" hinzu, als die Auftragsberatungsstelle bei der Vereinigung der Industrie- und Handelskammern NRW nicht mehr fortgeführt wurde. Auftraggeber können mit Hilfe der Auftragsberatung NRW nach Firmen suchen, die in der Lage sind, die nötigen Leistungen zu erbringen Der Beschaffer bekommt nach Angabe seiner Suchkriterien, eine Ergebnisliste mit Firmen, die diesen Kriterien entsprechen. Über das TESTA-Netz ist das System auch den Kommunen zugänglich.

"Einstieg in die wirkliche E-Vergabe"

Dem schloss sich die zweite Erweiterungsstufe des Internetportals www.vergabe.nrw.de an, die jetzt in Hagen vorgestellt wurde. Harald Hetman: "Es findet der Einstieg des Landes in die wirkliche Elektronische Auftragsvergabe statt. Unabhängig von der Frage, ob und in welchem Umfang sich durch, den Einsatz von IT-Unterstützung in Vergabeverfahren für die Landesverwaltung Einsparungen erzielen lassen, sehen wir die zwingende Notwendigkeit, derartige Technologien einzuführen. Ob man es gut findet oder nicht: Man kann sich als moderne Verwaltung diesem Thema nicht entziehen." Es sei unbestreitbar, dass der weitere Ausbau dieser Systeme zu Verwaltungsvereinfachungen und Beschleunigungen der Arbeitsvorgänge führe. Und damit zu höheren Kostensenkungen als bei den Produktkosten. Letztere ließen sich eher durch die Konzentration der Beschaffung und die Standardisierung der Produkte reduzieren, was sich weitgehend auch ohne IT-Einsatz realisieren lasse.
Das Projekt braucht die Teilnahe der Kommunen wie auch die Akzeptanz der anbietenden Wirtschaft. "Mit der kann man rechnen", ist man sich in Düsseldorf sicher und erhält dies seitens der Industrieverbände bestätigt. Hetman: "Das spannende für die Bieterseite ist, dass man auf einer Plattform alle wichtigen Informationen findet. Ein Nutzen, den man getrost unter dem Stichwort Wirtschaftsförderung verbuchen kann!" Hinzu kommt, dass man die Signaturkarte erst bei der Angebotsabgabe braucht. "Vorher hat man in Ruhe Gelegenheit, in der Website einfach nur herumzustöbern", wirbt Klaus Rastätter, IT-Experte im Düsseldorfer Innenministerium.

Quelle: Behörden Spiegel, Januar 2006