Das cosinex-Modul zur Erfassung von Direktaufträgen unterstützt öffentliche Auftraggeber bei der strukturierten, revisionssicheren und transparenten Bearbeitung von Direktaufträgen. Insbesondere dezentrale Fachbereiche erhalten durch das barrierefreie und webbasierte Tool eine einfache Möglichkeit zur Dokumentation, während Vergabestellen die Kontrolle und Auswertungsoptionen behalten.
Erfassung von Direktaufträgen
Wie funktioniert die Erfassung von Direktaufträgen?
Aus einer Rechnung oder einer Bestellung müssen lediglich die Kurzbezeichnung des Beschaffungsgegenstands, die Auftragssumme und die Umsatzsteuer-ID des Auftragnehmers erfasst werden. Die Bestimmung des jeweiligen CPV-Codes zur eindeutigen Klassifizierung sowie die Ermittlung aller Details zum Auftragnehmer erfolgen dann KI-basiert.
Funktionsumfang
Folgende Funktionen stehen in der aktuellen Version bereits zur Verfügung:
- Barrierefreie Web-Eingabemaske zur Erfassung eines Direktauftrags
- Dokumentation von Bedarfen, Angeboten und Auswahlentscheidungen
- Genehmigungsworkflow (optional, nicht wertabhängig)
- Vermerke mit Dateiupload und Protokollierung
- Visualisierung von Dokumentationen als PDF
- Archivierung nach Abschluss, inkl. ZIP-Erzeugung
- Rechte- und Rollenkonzept (z. B. Prüfer, Genehmiger, Behördenadministrator)
- E-Mail-Benachrichtigungen bei Inaktivität oder Aufgaben
- Datenlöschung gemäß Aufbewahrungsfristen
Kommende Funktionen:
- Erweiterte Dokumentationslogik mit mehreren Eingabemasken
- Behördenspezifische Formulare auf Basis von WebForms
- Dashboard mit Aufgabenübersicht, Statusanzeige und Newsbereich
- Historie (Änderungsverfolgung inkl. Autor und Zeitstempel)
- Auswertungen auf Behörden- und Systemebene
- Verwaltung von Organisationseinheiten mit Zugriffsbeschränkungen
- Zuweisungslogik von Entitäten (Owner/Assigner)
- Prozessunterstützung bei Abbruch und Änderungen des Direktauftrags
- Optional konfigurierbare Genehmigungsschritte vor Auftragserteilung
Die Kombination aus intelligenter Nutzerführung, KI-gestützter Automatisierung und anpassbaren Strukturen machen das Modul zur Erfassung von Direktaufträgen zu einer besonders effizienten Lösung – sowohl für Organisationen mit zentraler Steuerung als auch für solche mit dezentralem Einkaufsmodell. Es ist daher nicht nur ein Werkzeug zur Dokumentation von Direktaufträgen, sondern auch eine Plattform, die die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und der Zentralen Vergabestelle gezielt unterstützt.
Durch klar definierte Rollen, transparente Workflows und zentrale Auswertungsmöglichkeiten profitieren beide Seiten gleichermaßen – und sorgen gemeinsam für eine rechtssichere und effiziente Beschaffungsorganisation.
Tobias Belz
Tel.: +49 234 298796-44
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Vorteile auf einen Blick:
- Bis zu 5 Minuten Zeitersparnis bei der Klassifizierung pro Vorgang
- Bis zu 30 % weniger Suchaufwand durch schnellen Zugriff auf häufig genutzte Lieferanten
- Keine redundante Dateneingabe nötig, Vermeidung von Medienbrüchen und Übertragungsfehlern
- Erfüllt Revisionsvorgaben systemgestützt
- Erinnerungsfunktion erhöht die Prozessver-bindlichkeit – weniger vergessene oder unbearbeitete Vorgänge
- Weniger Rückfragen, schnellere Freigaben
- Strukturierte Daten für Auswertungen
Ihr Nutzen
Das cosinex-Modul zur Erfassung von Direktaufträgen dient als zentrale Lösung für die digitale Dokumentation und Steuerung von Direktaufträgen – sowohl in kleinen Fachbereichen als auch für zentrale Vergabestellen mit Compliance-Verantwortung.
Als Fachbereich
- Einfache, geführte Erfassung von Direktaufträgen ohne vertiefte Vergabekenntnisse
- Eigene Aufgaben und Dokumentationen stets im Blick (Dashboard)
- Rechtssicherheit und klare Dokumentation ohne Rückfragen der zentralen Vergabestelle
- Selbstständige Bearbeitung bei gleichzeitiger Kontrolle über Berechtigunge
Als Vergabestelle
- Strukturierte und vollständige Dokumentation dezentraler Beschaffungen
- Optional: Genehmigungspflicht für wertkritische Direktaufträge
- Zentrale Steuerung über Organisationseinheiten und Rollen
- Revisionssichere Nachverfolgung durch Historie und Archivfunktion
- Auswertungen und Datenanalysen als Steuerungsinstrument
- Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z. B. Aufbewahrung, Transparenz)