Martin Krist ist Vergabepraktiker in Baden-Württemberg, auch bekannt als „The Länd“. Im Interview gibt der langjährige cosinex Nutzer Einblicke in die Vergabepraxis mit dem cosinex VMS, unserer Akademie und dem Support.
Sehr geehrter Herr Krist, Sie sind langjähriger Vergabepraktiker. Wie sieht Ihr Beschaffungsalltag aus?
Ich leite eine zentrale Beschaffungsstelle im nachgeordneten Bereich des Ministeriums für Ernährung, Ländlichen Raum und Verbraucherschutz Baden-Württemberg. Meine drei Mitarbeiterinnen und ich sind Vergabe-Dienstleister für insgesamt acht Dienststellen – für diese schreiben wir Gerätschaften und Verbrauchsmaterialien aus.
Pro Haushaltsjahr haben wir rund einhundert Vergabeverfahren über alle Verfahrensarten hinweg. Dazu kommen auch noch etliche Miniwettbewerbe im Zuge von Rahmenvereinbarungen. 90 % unserer Ausschreibungen sind Lieferleistungen, circa 10 % sind Dienstleistungen. Von diesen 100 Vergabeverfahren im Jahr sind 10 bis 15 EU-weit, das Hauptvolumen spielt sich also in der Unterschwelle ab.
Sie setzen dabei auf die Lösungen der cosinex. Welche cosinex Produkte setzen Sie ein? Und seit wann?
Wir arbeiten seit Juli 2019 mit dem cosinex Vergabemanagementsystem, also seitdem cosinex den Zuschlag nach der landesweiten Ausschreibung der Vergabesoftware erhalten hat.
Die Lösung war und ist sehr anwenderfreundlich und führt User durch alle Schritte des Vergabeverfahrens
Wie gestaltete sich der Übergang zum VMS für Sie?
Wir haben sehr schnell festgestellt, dass das VMS unsere Erwartungen an eine E-Vergabesoftware sehr weitreichend und am besten erfüllt. Die Lösung war und ist sehr anwenderfreundlich und führt User durch alle Schritte des Vergabeverfahrens, so dass der Umstieg für uns kein Problem war: Wir fanden uns sehr schnell im VMS zurecht. Das höre ich auch immer wieder von anderen Vergabestellen, die neu mit cosinex starten.
Zudem hatten wir eine sehr gute Einführungsschulung. Die frischen wir auch regelmäßig auf, denn das System kann ja nicht nur viel, sondern wird auch stetig weiterentwickelt.
Das heißt in Ihrem Bereich werden auch erfahrene Anwender im VMS geschult?
Ja, wir wollen das VMS so umfassend wie möglich beherrschen, damit gehen schließlich Effizienz- und Produktivitätsgewinne einher. Man hat als User ja oft seinen eingefahrenen Weg, so dass man manche Features des Programms gar nicht kennt oder zwar kennt, aber nicht nutzt.
Wir möchten also, dass man mit dem System immer noch vertrauter wird, und das wird man nur, wenn man immer mal wieder Schulungen durchführt.
Zur anschaulichen Darstellung werden dabei Testausschreibungen im Demosystem genutzt
Wie verläuft so eine Schulung?
Die Schulungen sind immer zweitägig und in Präsenz bei uns vor Ort. Den Auftakt macht ein kurzer Einblick in alle Module, deren Zusammenspiel und ihre Neuerungen. Bei unserer jüngsten Schulung jetzt Anfang April ging es zum Beispiel um das dynamische Beschaffungssystem. Das ist für uns sehr interessant, gerade im Bereich der Verbrauchsmaterialien.
Der zweite Part ist eine Auffrischung von Grundlagen. Dabei lerne auch ich jedes Mal neue Tricks und Kniffe kennen, die ich bisher nicht auf dem Radar hatte, obwohl ich das Programm schon länger bediene.
Die Trainer gehen im Rahmen der Schulung sehr gut auf die konkreten Fragen und Bedürfnisse der Teilnehmer ein. Zur anschaulichen Darstellung werden dabei Testausschreibungen im Demosystem genutzt. Wir hatten uns dieses Mal ein Offenes Verfahren und eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb genauer angeschaut, um darüber unsere Fragen und offenen Punkte zu klären.
Dieser Demobetrieb steht uns als Vergabestelle zudem immer zur Verfügung. So können wir ein komplettes Verfahren durchspielen, vom Einstellen der Unterlagen über die Angebotserstellung bis zur Zuschlagserteilung. Dabei schlüpfen wir wechselseitig in die Rolle von Auftraggeber und Bieter. Das ermöglicht uns, das Prozedere auch aus Bietersicht kennenzulernen, was ich sehr wichtig finde.
Und um zurück zur Schulung zu kommen, da haben wir auch immer Gelegenheit, aus Praktikersicht auf Optimierungs- und Anpassungsbedarf hinzuweisen. cosinex nimmt Kundenanregungen ernst, sie werden nicht ignoriert, sondern sie werden notiert. Natürlich kann nicht immer alles umgesetzt werden, aber einiges wurde durchaus umgesetzt. Das finde ich sehr gut.
Seit rund einem halben Jahr gelten eForms in der Oberschwelle. Der Übergang war eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Wie haben Sie ihn als Nutzer erlebt?
Die eForms wurden von cosinex sehr gut im VMS umgesetzt. Ich hatte zu Jahresbeginn ein Offenes Verfahren und hatte erst Befürchtungen, dass es sicher viele Dinge gibt, die vollkommen anders sind und wo ich mich umgewöhnen muss. Aber ich war positiv überrascht, wie reibungslos und anwenderfreundlich die eForms im VMS umgesetzt worden sind.
Der First Level Support ist erkennbar mit Fachpersonal besetzt.
Was passiert, wenn mal etwas doch nicht klappt?
Wenn mal etwas doch nicht klappt, ist unsere erste Adresse das Support Center, quasi als Nachschlagewerk. Äußerstenfalls, das kommt aber nur selten vor, greifen wir auch mal zum Hörer und sprechen mit dem First Level Support. Der ist erkennbar mit Fachpersonal besetzt, wo man sehr schnell hilfreiche Antworten erhält. Das ist vor allem dann sehr wichtig, wenn man mitten in einem Vergabeverfahren ist und nach der direkten Problemlösung durch den First Level auch gleich weitermachen kann.
Herr Krist, herzlichen Dank für das Gespräch.
Titelbild: ronstik – Adobe Stock