Das Vergabemanagementsystem (VMS) in der Version 11.4 bietet mehr Übersicht sowie neue Such- und Filterfunktionen bei der Darstellung von Projekten und Vergabeakten. Die Textvorlagenfunktion steht wieder zur Verfügung.
Häufig werden im Rahmen größerer Projekte insbesondere im Baubereich verschiedene Vergabeverfahren durchgeführt. Das Vergabemanagementsystem ermöglicht es, diese in einem Projekt zu bündeln.
Mit der neuen Version 11.4 werden Projekte nun zur besseren Übersicht in einer blätterbaren Tabelle dargestellt. Neue Such- und Filterfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden von Projekten. Diese lassen sich zudem durch einen Klick an beliebiger Stelle der Tabellenzeile öffnen.
Die Detailseite jedes Projektes wurde zudem in Hinblick auf die Auftragswerte ergänzt: Schätzwerte und tatsächliche Auftragswerte werden ebenso ausgegeben wie die prozentuale Aufteilung beider Werte. Auftragswerte werden nur für die Vergabeakten ausgegeben und gezählt, in denen der Zuschlag abgeschlossen wurde und der Angebotswert des Gewinners feststeht.
Aktenübersichten
Mehr Übersichtlichkeit war auch unser Ziel bei der Neugestaltung der Vergabeakten. Auch diese können nun durch Klick auf eine beliebige Stelle der Tabellenzeile geöffnet werden.
Darüber hinaus wurde die Möglichkeit der Suche und Filterung deutlich erweitert: Alle Auswahlfilter erlauben nun die Mehrfachauswahl, so dass Vergabeakten nach mehreren ausgewählten Status, Projekten, Kategorien oder Aktenverantwortlichen gefiltert werden können.
Excel-Vergabeunterlagen
Mit dem VMS 11.4 beheben wir vereinzelt auftretende Probleme bei der Darstellung der Excel-Vergabeunterlagen „Fragebogen zur Eignungsprüfung.xlsx“ und „Fragebogen zur Leistungsbewertung.xlsx“.
Wurde die Beschreibung eines Kriteriums im VMS in einer Länge eingegeben, welche die maximale Zeilenhöhe von Excel überschritt, so war nicht der vollständige Text lesbar.
Zwar kann das VMS kann voreingestellte Zeilenhöhe in der jeweiligen Excel-Ansicht nicht verändern. Wird nun aber Text nicht vollständig angezeigt, so lassen sich gesperrte Zellen dieser Vergabeunterlagen anklicken, wodurch der vollständige Inhalt der Zelle lesbar wird . Gesperrte Zellen bleiben gegen Veränderung geschützt, so dass der Bieter nur diejenigen Zellen ausfüllen kann, in denen er seine Angaben zu machen hat.
Weitere Optimierungen der Verfahrensangaben
In den Verfahrensangaben wurden bereits im Herbst vergangenen Jahres mit Einführung der eForms zahlreiche Oberflächen überarbeitet. Im zweiten Schritt erfolgt nun die Optimierung: So steht mit der VMS-Version 11.4 die Textvorlagenfunktion auf der Seite „Auftragsgegenstand“ wieder zur Verfügung, mit der Nutzende die vom Vorlagenverwalter hinterlegten Standard-Texte mit wenigen Klicks in die Felder übertragen können.
Bereits gespeicherte Textvorlagen sind, soweit es sich um identische Eingabefelder handelt, wieder verfügbar und können mit entsprechender Berechtigung wieder bearbeitet werden.
Seit der eForms-Einführung muss bei EU-Verfahren angegeben werden, ob im Rahmen der Angebotseinreichung elektronische Kataloge zulässig, nicht zulässig oder erforderlich sind. Bei Vergabeverfahren nach VOB/A, VgV und SektVO ist diese Angabe pflichtig, so dass immer eine Auswahl der verfügbaren Optionen erfolgen muss.
Das VMS ab der Version 11.4 belegt dieses Feld nun mit der Option vor, dass elektronische Kataloge nicht zulässig sind. Damit muss die am häufigsten verwendete Option nicht mehr in jeder Vergabeakte manuell ausgewählt werden und die Pflichtigkeit der Angabe ist automatisch erfüllt. Selbstverständlich kann hier auch eine andere Option ausgewählt werden.
